VoIP empresarial simplificado

Una nueva opción de costo fijo elimina las altas tarifas de licencias y complementos.

Para las empresas de todos los tamaños, la pandemia aceleró el cambio hacia soluciones híbridas de tecnología de la información que facilitan la comunicación y la colaboración tanto remota como en la oficina para clientes y empleados.

En el mercado actual, esto involucra cada vez más teléfonos móviles y de oficina con software integrado que ofrece capacidades sofisticadas de administración de mano de obra, voz, video y mensajería.

Esto ha aumentado la complejidad de los requisitos del sistema telefónico y ha presentado a las empresas una gran cantidad de opciones. Los usuarios suelen operar desde teléfonos de oficina y dispositivos móviles y trabajan más dentro y fuera de la oficina, por lo que existe una mayor demanda de reenvío de mensajes para evitar llamadas perdidas.

Además, a menudo se espera una serie de nuevos servicios más allá de las llamadas, como el Servicio de mensajes cortos (SMS)/Servicio de mensajería multimedia (MMS), videoconferencia, correo de voz visual y grabación de llamadas.

Además de todo esto, el sistema telefónico está cada vez más conectado a través de API a los sistemas existentes de la empresa, como los centros de contacto, la gestión de la fuerza laboral y los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM), por lo que los datos importantes se pueden monitorear y evaluar de varias maneras.

Sin embargo, el desafío para las empresas ha sido lidiar con problemas de calidad e integración, junto con precios de proveedores en constante aumento y tarifas adicionales que pueden terminar costando más de $ 70 por usuario cada mes.

Cuando los gerentes necesitan los servicios para mantenerse operativos pero no tienen el tiempo o la inclinación para resolver la compleja facturación, pueden sentirse como cautivos de su proveedor de tecnología.

"Hoy en día, los dueños de negocios se sienten asediados por todas las tarifas del software como servicio, que constantemente suben, nunca bajan en costo. Se sienten tentados con ofertas bajas para comenzar y luego el precio se duplica o triplica en la renovación o cualquier cambio. ", dijo Eric Brackett, presidente de BTI Communications Group, un proveedor de convergencia tecnológica que atiende a los sectores empresarial y logístico.

La empresa actúa como proveedor único de sistemas complejos de seguridad física, de red y de telefonía (VoIP), hasta la instalación de cableado y conductos, así como el monitoreo y la protección de ciberseguridad.

"El precio del sistema telefónico de cebo y cambio es una carga enorme para las empresas cuando se convierte en un gasto general y operativo", agrega. "En cambio, los gerentes quieren capitalizar el costo total durante algunos años o poseer el sistema con un gasto operativo mínimo".

Además, las empresas prefieren un sistema telefónico que incluya acceso a todas las opciones de servicio desde el principio, ya sea que se usen o no, a una tarifa mensual fija baja, lo que elimina los cargos adicionales y la complejidad.

"Los dueños y gerentes de negocios aprecian tener un solo artículo en la factura que cubra todo. Cuando los precios no cambian durante un período fijo, esto elimina el problema de los gastos crecientes y los costos adicionales inesperados", dijo Brackett.

Señala que un sistema de este tipo puede mejorar tanto la experiencia del cliente como la de los empleados mediante la integración de servicios web que incluyen voz, video, SMS/MMS, teléfono inteligente y PC, así como centros de contacto, CRM y administración de la fuerza laboral.

"Hoy en día, un sistema telefónico comercial debe permitir trabajar desde cualquier lugar, ya sea en la oficina, en el hogar o mientras viaja, y ofrecer la gama completa de tecnologías de comunicación", dijo Brackett.

Agrega que algunas de las opciones de mercado más avanzadas ahora son más fáciles que nunca de incorporar y usar. Estos permiten a los empleados de negocios usar sus propios teléfonos inteligentes sin comprar nuevos equipos, ya que el servicio funciona con casi todos los proveedores de telefonía celular.

Para agilizar el uso, un portal web puede permitir a los usuarios tomar el control y administrar fácilmente todo el sistema a través de una interfaz simple. Las videoconferencias también facilitan la colaboración en cualquier lugar y en cualquier dispositivo, y algunas o todas las llamadas se pueden grabar y recuperar según sea necesario.

Astral Energy de Montvale, Nueva Jersey, compra energía al por mayor y la vende al por menor a más de 15 000 empresas en el mercado B2B. Ashton Fox, director de operaciones de Astral Energy, buscó una solución más robusta y estable que la que proporcionaba su servicio de telecomunicaciones existente.

"Muchos de nuestros clientes trabajan fuera de sus teléfonos inteligentes mientras viajan, por lo que es importante comunicarse con ellos mediante mensajes de texto y mensajes multimedia. Si nuestros clientes tienen dificultades para comunicarse con nosotros o tenemos el desafío de comunicarnos con ellos debido a nuestro sistema telefónico, no funciona. - dijo zorro

"Tuvimos algunos problemas con la calidad de las llamadas, el servicio de SMS y MMS y el soporte técnico de nuestro proveedor", agrega. "También queríamos una mayor transparencia de precios. No queríamos descubrir que realmente necesitábamos una función determinada más tarde y que nos pidieran pagar más cada mes, lo que afectaría nuestro presupuesto", dijo Fox.

Como solución, Fox y Astral Energy recurrieron a una nueva opción en el mercado empresarial llamada GoodPhone by BTI que proporciona un completo servicio e integración web, de voz, video, SMS, MMS, CRM, centro de contacto y administración de la fuerza laboral para clientes y empleados.

El servicio funciona en teléfonos inteligentes y teléfonos de oficina, así como en PC que se utilizan como teléfonos.

El servicio telefónico completo con todas las opciones necesarias cuesta una tarifa mensual fija de menos de $25 por usuario. Durante el período contratado, cada usuario puede utilizar un número ilimitado de teléfonos como parte de la misma tarifa plana. Los teléfonos también se pueden alquilar o comprar de BTI o se pueden usar dispositivos VoIP existentes.

Cuando los empleados usan su teléfono inteligente personal descargando la aplicación GoodPhone, ya no necesitan dar su información celular personal para manejar llamadas comerciales. En su lugar, pueden proporcionar a los clientes un número de oficina para comunicarse con ellos y hacer o recibir llamadas desde su teléfono web, aplicación móvil o teléfono de escritorio mientras muestran siempre el número de oficina.

"Los empleados solo dan un número comercial y todas las llamadas y mensajes de texto permanecen dentro del portal GoodPhone en su teléfono inteligente o aplicación para PC. Si un cliente llama a su número y no responde en su teléfono inteligente, la llamada se puede enrutar a la empresa correo de voz, no su correo de voz personal", explica Brackett.

El servicio también permite a las empresas enviar promociones por mensaje de texto y contactar a los clientes a través de mensajes SMS y MMS, así como rastrear las respuestas. Los empleados pueden monitorear los mensajes y establecer respuestas automáticas con texto personalizado desde una cuenta.

El servicio facilita la resolución de problemas de los clientes al permitir la búsqueda de archivos de texto con una vista de 360 ​​grados de las interacciones con los clientes. Cuando se requiere videoconferencia, el servicio actualmente permite que participen hasta 1,000 personas y hasta 25 para compartir una pantalla.

Fox está muy complacido no solo con la facilidad de implementar el servicio GoodPhone, sino también con su calidad y confiabilidad.

"Los teléfonos enviados a nuestra oficina ya estaban programados, así que solo tenía que enchufarlos. Básicamente me entregaron un sistema llave en mano", dijo Fox.

Fox aprecia que el integrador de tecnología no sea solo una compañía telefónica, lo que él cree que ha ayudado a mejorar la confiabilidad del sistema.

"El sistema es mucho más global y sólido que el que teníamos anteriormente. Es muy confiable y no tenemos ningún problema. En un año tuvimos menos de 20 minutos de tiempo de inactividad y fueron muy receptivos para resolverlo". él dijo.

Fox le da crédito al servicio de telecomunicaciones por facilitar sus deberes como gerente y director de operaciones. GoodPhone facilita el monitoreo y la gestión de la fuerza de trabajo desde cualquier lugar e incluye una aplicación de teléfono web y teléfono inteligente, un panel de estadísticas de llamadas/centro de llamadas e informes históricos y en tiempo real.

"Como gerente, la forma en que puedo ver y administrar todo el backend es importante. A diferencia de muchas aplicaciones, la aplicación móvil realmente funciona y no solo lo dirige a un sitio web o navegador. Puedo hacer prácticamente todo lo que puedo hacer en un escritorio dentro de la aplicación", dijo Fox.

"Puedo administrar a mi equipo de manera más efectiva con el servicio", agrega. "Por ejemplo, si hay un problema con un cliente en una llamada telefónica, puedo recuperar rápidamente la grabación en mi teléfono para ayudar a resolverlo".

Otras empresas también encuentran valor en la simplificación de la complejidad de sus sistemas telefónicos a una tarifa mensual plana y baja.

Market Contracting Services, una empresa de construcción en Chicago, Illinois, había remodelado sus instalaciones y planeaba comprar costosos teléfonos fijos para la oficina, pero lo reconsideró cuando su integrador de tecnología sugirió una mejor opción, según Esmeralda Macias, gerente de oficina de la empresa.

"Con los nuevos teléfonos inteligentes VoIP que BTI tiene disponibles, no tenemos que pagar por líneas fijas. Ahora podemos ver todo en línea a través de un portal, por lo que podemos ver todas las llamadas entrantes y perdidas", dijo.

Según Macías, los empleados ya no tienen que sentarse en un escritorio para recibir llamadas, ya que pueden hacerlo en cualquier lugar donde tengan conexión a Internet.

"Incluso fuera de horario, podemos transferir llamadas a nuestros teléfonos inteligentes. Esto se ha traducido en una mejor atención al cliente y más ventas", dijo.

Desde una perspectiva presupuestaria, el sistema telefónico VoIP también ha sido un éxito. El sistema no solo elimina las facturas actuales de los operadores, sino que también incluye llamadas locales y de larga distancia nacionales ilimitadas.

"Los teléfonos fijos y el servicio iban a costar mucho más. Con la implementación de GoodPhone, ya estamos muy adelantados financieramente, y recién estamos comenzando a usar las capacidades de los teléfonos VoIP", concluye.

Los sistemas de telecomunicaciones comerciales han sido durante mucho tiempo complejos y costosos, lo que ha llevado a la frustración de los usuarios. Sin embargo, con más opciones en el mercado actual, las empresas que integran esencialmente todos los servicios de telecomunicaciones requeridos a través de teléfonos VoIP a un costo fijo bajo pueden optimizar sus operaciones y obtener una ventaja competitiva.

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